להפנות זמן לנושאי הליבה הניהוליים-פיננסיים

מאת: אור לוקאי

שירותי האאוטסורסיג הפיננסים תופסים תאוצה רבה לאחרונה. זאת עקב דרישותיהם של המוסדות הכלכליים השונים כמו הרשות לניירות ערך ורשות המיסים לעמוד בתקנות מחמירות יותר מבעבר. מיקור החוץ או בשמו המוכר האאוטסורסינג, הינה שיטה שאומצה כבר לפני שנים רבות באגפי הכספים של החברות השונות. מנהלי כספים רבים בוחרים להוציא מידיהם תפעול פעילויות שאינן נמצאות בליבת תפקידם ולהעבירם לחברות מיקור חוץ. תפקידי הליבה בהם עוסק ה-CFO הינם קריטיים לניהולה הסדיר של החברה. על כן, הוצאת פעילויות שאינן מרכזיות מחוץ לאחריותו, מספקת לו הזדמנות להתמקד בתחום התמחותו ולהשקיע את מירב המשאבים לכך.

למיקור חוץ בתחום הכספים, קיימים מספר חסרונות בולטים, אשר עשויים למנוע את יישומו: הוצאת מידע רגיש לחברה חיצונית עלול לגרום לזליגתו למתחרים. שימוש בחברות משותפות לניהול מידע עלול להביא לחשיפת סודות עסקיים. חיסרון נוסף למיקור החוץ הוא הקושי בבקרה ופיקוח על חברות האאוטסורסינג, כמו גם התוויית מדיניות עסקית אחידה. בעיה נוספת עלולה להתרחש במקרה של קשיים כלכליים אליהם נקלע ספק השירות. בעיה זו עלולה להיות קריטית בעיקר אם החברה הוציאה פעילויות כמו תשלום משכורות ותשלום לספקים למיקור חוץ. קיים חסרון נוסף והוא רצונו של ספק השירות להוזיל את העלויות העלול לפגוע ברמתו וטיבו של השירות המסופק. 

אולם, לכל מטבע שני צדדים, ויתרונותיו של מיקור החוץ בתחום הכספים הם שקנו לו את הפופולאריות לה הוא זוכה: היתרון הבולט מכל הוא החיסכון הכספי. פעולות פשוטות כגון חישוב שכר, עדכון שכר, והנפקת דוחות, גוזלות שעות רבות וכוח אדם רב, המביאים בצידם עלות כספית לחברה. נושאים אלו הם נושאים שיש להתעסק בהם לפחות פעם בחודש, ועל כן הוצאתם לחברה חיצונית מקלה על הלחץ בתאריכים ספציפיים בעבודה, ומפנה את זמנו ותשומת ליבו הניהולית של ה-CFO להתמקדות בנושאים אסטרטגיים.

כמו מרבית התופעות והחידושים חובקי העולם, כך גם המיקור החיצוני לא התחיל בישראל. חברות רב לאומיות רבות מחזיקות מרכזי שירות באתרים שונים בעולם, בעיקר בהודו, אירלנד ומזרח אירופה. המחשבה העומדת מאחורי הקמת מרכזים אלו היא כמובן שיקול העלות.

 אביעד אבניCFO  אינטל ישראל מסביר את יתרונות המיקור החיצוני במקומות שונים בעולם: "מעבר להוזלה הניכרת לעין בכוח האדם, החברות הרב לאומיות מחפשות מקומות בהן יש לתושבים יכולות שפה גבוהות יחסית לאזור". כוונתו היא כמובן לעובדים דברי אנגלית. מעבר לכך קיים יתרון של אזור זמן המתאים לספקים במגוון מדינות: "מרכזי שירותים משותפים מוקמים במדינות אשר מבחינת אזורי הזמן תואמות למספר רב ככל הניתן למדינות בהן החברה מספקת שירותים. זה חוסך את הצורך במשמרות לילה, מפני ששעות הפעילות זהות".

אינטל מחזיקה שני מרכזי שירותים משותפים במלזיה ובקוסטה-ריקה. המרכז במלזיה נותן מענה לכל מדינות אסיה בהן אינטל מספקת שירותים כגון: יפן, סין, פיליפינים ואירלנד. המרכז בקוסטה-ריקה נותן מענה למדינות ארה"ב וקנדה. המרכזים מתמחים במתן שני סוגים של שירותים: התאמת חשבונות ורישומים, ותשלום לספקים. מרכזים אלו מוחזקים על ידי חברת אינטל ללא סיוע בחברות כוח אדם. כך, מעסיקה אינטל עובדים מקצועיים ומעניקה תנאי שכר ותנאים סוציאליים גבוהים מן המקובל באזור, תוך חיסכון בהשקעת המשאבים בתשלום לחברת כוח אדם.

אינטל ישראל בחרה שלא להעביר שירותים אלו למיקור חוץ ועל כן היא לא מקושרת למרכזים בחו"ל. בחירה זו, לדברי אבני, נעוצה במספר סיבות: הראשונה היא בעיה המוכרת היטב לכל אזרחי מדינת ישראל, והיא סוגיית יחסיה הפוליטיים של ישראל עם מדינות העולם. לישראל אין יחסים סדירים עם מלזיה ועל כן לא ניתן לעמוד עם המרכז של אינטל שם בקשרי עבודה שוטפים. סיבה נוספת היא מחסום השפה. בישראל קיימים מספר לא מבוטל של ספקים שיש להם קושי לדבר אנגלית. אי לכך, חברות בנות רבות בישראל מתקשות להצטרף למרכזי השירותים בעולם. הסיבה האחרונה, לפי דברי אבני היא שיקול של עלות תועלת. השירותים המתבצעים על ידי אינטל במלזיה ובקוסטה-ריקה, מועברים על ידי אינטל ישראל לחברת מיקור חוץ בארץ. העלות אמנם גבוהה יותר מעלות השירות בחו"ל, אך אם מחשבים בסך הכל את הוצאות העברת הפעילות לחו"ל, נראה כי יותר משתלם להשאיר פעילות זו בארץ.

מהם השיקולים של חברות רב לאומיות בהעברת פעילויות למיקור חוץ?

אביעד אבני מסביר כי אינטל בוחנת את כדאיותה של כל פונקציה בנפרד: "אין מדיניות גורפת בנוגע לאאוטסורסינג. ככל שהפעילות יותר פשוטה מבחינת מיומנות העובדים, רוב הסיכויים שנוציא אותה למיקור חוץ. ככל שהרמה יותר גבוהה כך גדל היתרון של עובדי החברה מבחינה מקצועית". כך לדוגמה, ניתן לראות שחברת אינטל העולמית משתמשת בשירותי חברת IBM להפקת דו"ח הוצאות של העובדים.

שיקוליו של אבני אכן מתאימים לחברה גדולה, בה קיימת האפשרות להתמחות במגוון תחומים. אך מה לגבי חברות בסדר גודל קטן יותר? האם גם להן כדאי להשאיר פעילויות המצריכות רמת מקצועיות ומיומנות גבוהה ? 

בכדי לענות על שאלות אלו  יש לבחון את מורכבות הביצוע של כל פעילות ולהבין את רמת המומחיות הנדרשת על מנת לבצע אותה. נבחן לדוגמה את דרישת הרשות לניירות ערך להערכת סיכונים – השלב הכמותי ביישום דו"ח ועדת גלאי . פרויקט זה הוצא בחברות רבות למומחה חיצוני לביצוע. הסיבה המרכזית להוצאתו הייתה הידע המקצועי הספציפי מחד והדרישה ללו"ז צפוף ביותר מאידך.

מיכאל בלייוס CFO אופיר אופטרוניקה מסביר את הסיבות להעברת יישום דו"ח ועדת גלאי לחברת "חיסונים פיננסים": "אין לחברות את הכלים הטכנולוגים הדרושים כדי ליישם את דרישות הרשות להערכת סיכונים בעצמן. פעולה זאת כרוכה בהרבה סימולציות ולא כל החברות מודעות לעובדה שאין בידיהן את היכולת לעמוד בדרישות הרשות. על פי הרשות לני"ע, רק 20% מהחברות דיווחו נכון בפרסום ההערכות הראשון. כמעט כל החברות האלה, ובכללן אופיר אופטרוניקה, נעזרו בחברות חיצוניות מקצועיות". סיבה נוספת לפניה למיקור חוץ בעריכת הדוחות, היא שדרישות הרשות לני"ע, מצריכים תוכנה מיוחדת ועריכת סימולציות בנושאים שונים כגון שינויי ריבית ושינויי מדד. נוסף על כך מציין בלייוס, כי מדובר גם במתן גושפנקה לחברות המוכיחה כי אין לחברה מה להסתיר וכי גוף חיצוני סמכותי ומקצועי בחן את הנושא. חשוב לציין גם כי העבודה מול חברות האאוטסורסינג המקצועיות, נעשית תוך שיתוף פעולה מלא, תוך שמומחי החברה מסבירים את שיקוליהם בעריכת הדו"חות, וחושפים את כל הנתונים שהביאו אותם לקבל החלטות באשר לחברה. "המומחים שמים את כל הקלפים על השולחן. הם מקצועיים יותר מאיתנו ובאופן מתודי, הם מביאי אותנו למצב שמכסה את כל נתוני החברה שנדרשים להיכנס לדו"ח גלאי" אומר בלייוס.

יניב אריאלי CFO סיוה מספר כי חברת חיסונים פיננסים בראשותו של ד"ר אדם רוייטר, מספקת עבורם שירותים נוספים. החברה מייעצת לסיוה בנושא הגנות מטבע וניהול סיכונים, שתופס תאוצה רבה בימים אלה,עקב המשבר בשער הדולר.

מעבר לפעולות המסובכות הדורשות ידע מקצועי ספציפי, מנהלי כספים רבים בוחרים להוציא פעולות פשוטות ושגרתיות למיקור חוץ. במחקר שערך פורום CFO המאגד את סמנכ"לי הכספים של החברות המובילות בארץ, עולה מפת העיסוקים של ה-CFO. אין ספק כי חלקם מיועד למיקור חוץ, בעוד החלק האחר חייב להישאר בחברה.

מהן הפעילויות הראויות להוצאה לספקי חוץ ומה צריך ה-CFO לשמר בעשייה פנים ארגונית, בין אם שלו אישית, ובין אם של עובדים באגף הכספים בחברה?

מסקנות המחקר מוכיחות כי הנושאים העיקריים לפעילות המועברים למיקור חוץ בחברות יעוץ וספקיות שירותים בתחום הכספים הם: בחינת תכניות השקעה חדשות, ניהול סיכונים, בדיקות שווי, פיתוח ותחזוקת קשרי משקיעים, ניהול ההשקעות הפיננסיות של החברה (קופות גמל ופיצויים, תיק נכסים פיננסים וכו'). נושאים נוספים המועברים למיקור חוץ הם: סיוע בתהליכי מיזוגים, רכישות ופיצולים, עריכת דו"חות כספיים, ביטוחים וניהול תביעות ביטוח והטמעת IFRS.

מן המחקר עולה כי אחד השירותים הנפוצים ביותר במיקור חוץ באגף הכספים הינו חישובי שכר. השירות קיים ופועל בישראל מזה שנים. חברת סיוה, המספקת טכנולוגיית קניין רוחני לחברות צ'יפים גדולות, מעסיקה בישראל כ-130 עובדים. יניב אריאלי, CFO החברה, מספר כי העברת הפעילות הפשוטה יחסית של השכר לחברה חיצונית, תורמת להתייעלות החברה, ומאפשרת לה להתמקד בצד הפיננסי ובמערך הכספים. "סיוה נעזרת בחברת מיקור חיצוני בטיפול שותף במאגר הנתונים הקשור לשכר, הכנת התשלומים בעבור ספקים, טיפול בחישובים ועדכוני השכר על פי המשק. החברה מאשרת את הנתונים המתקבלים ומשלמת על פיהם". מעבר לחישובי השכר הפשוטים, מעבירה חברת סיוה גם את ניהול האופציות הניתנות לעובדים למיקור חוץ. "העובדים יכולים להיכנס לאתר האינטרנט ולקבל את כל המידע על תוכניות האופציות שלהם. חברת האאוטסורסינג מחשבת עבורם גם את הוצאות החברה בגין האופציות (R123)" מפרט אריאלי.

קבוצת סינאל הינה  מובילה בארץ בתחום שירותי הנוכחות והשכר. הקבוצה, מספקת שירותים אלו כמיקור חוץ עבור מספר חברות בישראל. לקבוצה אלפי לקוחות בתחום נוכחות ושכר.  תמיר שבת CFO סינאל מציין כי קיימת סיבה נוספת להעברת נושא השכר לחברות חיצוניות - דיסקרטיות. "זהו נושא מאוד רגיש בחברות. בעיקר נושא שכר הבכירים. קיימות חברות אשר את מערך השכר משאירות אצלן בחברה ומוציאות למיקור חוץ רק את שכר הבכירים". פעולה זו, מונעת מהחברות שאינן ציבוריות, מתחים העלולים להיווצר עקב השוואות שכר בין העובדים.

עם כניסתם של כללי התקינה הבינלאומית (IFRS) לישראל, נפתח עולם חדש של שירותי מיקור חוץ. הכללים החדשים המחייבים את החברות הציבוריות בהערכת אופציות, הערכת מוניטין, הערכות שווי, הקצאות מחיר רכישה ועוד מגוון פעולות נוספות. הוצאת פעולות אלו למיקור חוץ מחייבת התייחסות למצבם של רואי החשבון. ככל, בניתוח פעילויות של מיקור חוץ לאגף הכספים, אין לשייך את עבודת הביקורת, המבוצעת ע"י משרד רו"ח המבקר. עבודה זו היא חיצונית אמנם – אך השירות הניתן צריך שיהא לשביעות רצון גורמי חוץ – משקיעים, רשות המיסים, רשות ני"ע וכו'.  כיום, בגלל תקנות האי-תלות של רואי החשבון, חל עליהם איסור לייעץ בנושאים רבים. "רואי החשבון מאוד מוגבלים היום. זהו שינוי של 5 השנים האחרונות, מאז נפילת אנרון וחוקי סרבנס אוקסלי".מסביר יניב אריאלי.
כללי התקינה הבינלאומית בנוסף על האפשרויות המוגבלות מאוד לקבל ייעוץ מרואי החשבון מאלצות את החברות לפנות למקורות חיצוניים. "התקינה הבינלאומית חייבה את החברות להוציא לאאוטסורסינג פעילויות שלא היה בהן צורך קודם" אומר מיכאל בלייוס. "המשמעות של זה היא תוספת עלויות וסרבול תהליך הדו"ח הכספי. נוסף על כך התקינה מחייבת שימוש בשמאי חיצוני על מנת להעריך את הנכסים" הוא מוסיף. כך הופך נושא מיקור החוץ מסיוע חיוני החוסך זמן רב לסמנכ"לי הכספים, להכרח אשר חברות רבות לא יכולות להסתדר בלעדיו. בחברות הקטנות והבינוניות הדבר מורגש ביותר, שכן אין בידיהן את האמצעים או את הכדאיות בפיתוח מיומנויות מסוג זה בתוך החברה.

נושא נוסף המחייב מקצועיות ומומחיות הוא האקטואריה. אקטואריה היא הערכת החוות הפיננסית של החברה. החברה חייבת להעריך כמה עליה לשלם לעובדים המעוניינים לנצל את גיל הפרישה. לצורך חישוב זה החברות נעזרות באקטואר שתפקידו הוא להעריך את הגיל הממוצע של העובדים בחברה, גיל הפרישה,תוחלת החיים הממוצעת ועוד. האקטואר בונה מודל עתידי ומגיש אותו לחברה. רואי חשבון רבים מחייבים את החברות בחוות דעת אקטוארית.

אין ספק כי יתרונותיו הבולטים של מיקור חוץ גורמים לחברות רבות להעביר מגוון פעילויות לכיוון זה. הוא מהווה חיסכון בזמן, התייעלות לחברה ומקום לידע מקצועי איכותי ומדויק עבור כל נושא בנפרד. החברות המספקות שירותי מיקור חוץ, מתמחות בנושא ומסירות את הצורך של מערך הכספים בחברה להתמחות בתחומים נוספים על אלו שקיימים בו. בעולם הפיננסי של היום, הדרישות הגבוהות של הרשות לניירות ערך ושל רשות המיסים, מעמידות את החברות בסיטואציה בה לא נותר להן אלא להוציא פעילויות מסוימות למיקור חוץ.