השוטף הורג אתכם? יש פתרון

רו"ח עידן פלג, מנהל תחום פתרונות הדיווח הכספי בחטיבה הפיננסית של קבוצת יעל, שיתף בכנס אילת את הסיכון בהסתמכות על אקסלים במחלקת הכספים, והיתרונות למעבר לפתרונות דיווח כספי דיגיטלי. "מערכת מידע ייעודית אמורה להסיר משגרת העבודה פעולות שאינן דורשות שיקול דעת וכך לפנות יותר זמן עבור כוח האדם המיומן שנמצא במחלקת הכספים להתעסק במהות ולא בתפל."

 

קבוצת יעל היא חברה יציבה ומנוסה בשוק הישראלי המעניקה פתרונות טכנולוגים לעסקים. הקבוצה מונה כ- 1500 עובדי תוכנה, פיתוח, חומרה וייעוץ. אגף Finance & Operations Solutions בקבוצת יעל מתמחה בפתרונות טכנולוגיים וייעוץ לאנשי כספים ומסייע בתהליכי טרנספורמציה דיגיטלית. האגף כולל צוות של מומחים ואנשי כספים מנוסים הפועל לצד אנשי טכנולוגיה אשר יודעים לתת את הפתרון הן מהצד העסקי והן מהצד הטכנולוגי.

 

עבודת ה-CFO  בארגון הפכה ליותר מורכבת, אסטרטגית ומרכזית, וככזו היא דורשת כלים טכנולוגיים מתקדמים שיסייעו לו לעמוד באתגרים השונים, כגון: תחרותיות גדולה, רגולציה משתנה, שווקים בינלאומיים נפתחים ומתפתחים, קורונה ועוד.

 

כגוף שעומד איתן ומרכזי בארגון, אתם לא יכולים להרשות לעצמכם ולא לצוות שלכם- לבזבז זמן יקר, שלא לדבר על אי - דיוקים בעבודה שיכולים לעלות לארגון ולכם ביוקר.

 

על טרנספורמציה דיגיטלית שמעתם, וודאי בעולם הפוסט קורונה, מהיום היא נכנסת גם ללשכתו של סמנכ"ל הכספים, זו כבר לא בחירה במיוחד עקב המעבר לעבודה מהבית.

 

האתגר הגדול הוא הזמן. אם תסקרו את כל הפעילויות של מחלקת הכספים תגלו התעסקות בלתי נלאית בעבודות השוטפות שפשוט גוזלות הרבה זמן, כמו:
- הצלבות נתונים
- הגהות ובקרות ידניות
- ניהול ותיאום גרסאות
- תיאום בין אנשי הצוות

אלו באות ע"ח העבודה האסטרטגית - העסקית החשובה באמת.

 

תפקידו של סמנכ"ל הכספים בחברה הוא להפוך מנכ"ל טוב למנכ"ל מעולה וארגון טוב לארגון מעולה. מסכימים? אם כן, כיצד תיתכן מציאות זו: למחלקת המכירות יש את כל מערכות ה-CRM, אין כמעט מחלקת מכירות שלא משתמשת במערכת לניהול המכירות והלקוחות. כנ"ל לגבי מחלקות הייצור- שם משתמשים במערכות רצפות ייצור וניהול מלאי. הנהלת חשבונות משתמשים בתוכנה להנהלת חשבונות. בכ"א יותר ויותר מחלקות מטמיעות מערכות ניהול עובדים.

 

יחד עם כל זאת, במחלקת הכספים, ברוב הארגונים (לא בכולם) אין מערכות ייעודיות. ללא מערכות ייעודיות, במחלקת הכספים משתמשים באקסל.

 

אקסל הוא באמת כלי נפלא. אחד הדברים הכי מדהימים באקסל שבאמת אפשר לעשות אתו כמעט כל דבר, וזה גם עקב האכילס שלו: ניירות עבודה באקסל יכולים להתרסק, יכולים להתמלא בכל מיני דברים שלא בהכרח מבוקרים במידה מספקת, גם אם אקסל מסוים בנוי כולו ממשיכות, מספיק שפעם אחת התווסף ערך לאיזו נוסחה ובתקופה הבאה לא נזכור מדוע הוספנו ערך זה. וזה הופך להיות עוד יותר מורכב אם עובדים על אותו אקסל שניים או שלושה משתמשים.

 

לדוגמא, סקירת תזרים המידע במחלקת הכספים: המידע, לרוב נאסף במערכת ה-ERP. בדרך כלל המידע שנאסף שם זה נתוני ) Actualפקודות יומן), נתוני תקציב, לעיתים מידע תפעולי אחר. כל עוד המידע שלנו נמצא במערכת ה-ERP  הוא מבוקר, מנותר, עם נתיב ביקורת מלא עם גיבויים ועם הרשאות. יחד עם זאת, המידע לא נשאר שם בדרך כלל כי צריך לעבד אותו ולהציג אותו. כדי לעשות את זה משתמשים בדרך כלל באקסל אבל ברגע שה-DATA  עבר לאקסל איבדנו חלק משמעותי מאוד מהיכולת לבקר את הנתונים.

 

הדרך הנכונה לעבוד תהיה אם ניצור אינטגרציה בין מערכת הERP - ובין מערכת לעריכת דוחות כספיים, או מערכת לתכנון דוחות כספיים או איחוד דוחות כספיים או מערכת לתכנון תקציב.

 

כך נחסוך גם את זמן ההעברה בין הדוחות, הסנכרון והעבודה הידנית והכי חשוב- כך נחסוך את הטעויות שעלולות לעלות לנו במחיר גבוהה.

 

מערכת מידע לא רק יכולה לעזור ליעל תהליכים ולחסוך זמן עבודה, יותר ויותר דרישות של הרגולטור מביאות איתן צורך אמיתי ובלתי מוטל בספק להטמיע מערכת מידע. אם אתם עושים SOX ונוהגים לרשום בגיליון עבודה באקסל שלכם למעלה "בוצע על ידי" ו-"נבדק על ידי" כדי להרגיע את יועצי ה-SOX  שלכם ואת המבקרים שלכם יש לשים לב לשני דברים: הדבר הראשון הוא שעלויות ה-Compliance של SOX שלכם יותר גדולות ממחלקות כספים שמשתמשות במערכות ייעודיות, פשוט משום שהבדיקות של ה-SOX  על אקסל הן ידניות וזה לעומת בדיקות של בקרות אוטומטיות (GRC). הדבר השני הוא שבדיקות ידניות גוזלות יותר זמן מהצוות במחלקה.

 

אבל זה לא רק SOX. ה-XBRL  נכנס עכשיו לחברות שמדווחות לרשות ואת זה פשוט אי אפשר לעשות באקסל. אחד הפרויקטים שאפשר להגדיר אותו כפורץ דרך של קבוצת יעל היה יישום המעבר לדיווח XBRL בבנק ישראל. אגב, ב- XBRL גם את תנסו אי אפשר לעבוד בכלים ידניים. כמובן ישנו גם נושא החדירות לארגון שמן הסתם האקסל פרוץ לחלוטין בהקשר הזה אבל במערכות מידע יש בדרך כלל מעגלי אבטחה שעברו  Penetration testsולכן הן בטוחות יותר מול מתקפות סייבר.

 

מתוך כלל הפעילויות במחלקה שבהכנת הדוח הכספי (או הדוחות הפנימיים) כמה מהפעילויות דורשות שיקול דעת? או במילים אחרות, כמה זמן מושקע בפעילויות שאינן דורשות שיקול דעת כמו בדיקות, הגהות, טיפול בקבצים תקולים, הזמן שלקח למשתמש לגלות שהוא לא עובד על הגרסה האחרונה ועוד? מערכת מידע ייעודית אמורה להסיר משגרת העבודה פעולות שאינן דורשות שיקול דעת, וכך לפנות יותר זמן עבור כוח האדם המיומן שנמצא במחלקת הכספים להתעסק במהות ולא בתפל.

 

איך זה בעצם קורה? קל לחלק את התועלות של מערכת המידע לחלק התפעולי, כלומר איך המערכת מסייעת ברמה התפעולית השוטפת למשתמשים, אבל גם לרמה הניהולית. ברמה התפעולית המערכת מסייעת לייצר חיבור בין מקורות מידע, יציבות, ממשק נוח, חישובים שמבוצעים בצורה אוטומטית. לגבי הרמה הניהולית - המערכת מייצרת תזרימי עבודה (דשבורדים) שעוזרים לנתר את ההתקדמות, בקרות ועוד.

 

נניח שכבר החלטתם להטמיע במחלקת הכספים מערכת מידע ייעודית, לא משנה לאיזה צורך (עריכת דוחות, איחוד, תכנון וניהול תקציב וכו'), על מה כדאי לתת דגש בשלב ייזום הפרויקט?

 

באחד הפרויקטים שבוצעו בקבוצת יעל, חברת החשמל פנו אלינו עם רשימת אתגרים שהם התמודדו איתם, כדוגמת: זמן רב שמתבזבז וגורם לאיחורים בלוחות הזמנים. בנוסף, בגלל שמדובר היה על ארגון גדול היו קשיים משמעותיים לתאם את העבודה בין המשתתפים.

 

צוות היועצים של הלקוח יחד עם צוות היועצים הפיננסים והצוות הטכנולוגי של קבוצת יעל ישבו והחליטו להטמיע פתרון לעריכת דוחות כספיים CDM של סרטנט. בסופו של הפרויקט היה שיפור בתיאום בין חברי צוות הכספים שחסך הרבה זמן בדיווחים ובסופו של דבר דייק את העבודה. הפרויקט זכה בתחרות פרויקטים לפני שנה, בקטגוריית הקורונה כשהפרויקט החל עוד לפני הקורונה.

 

באיזה שהוא שלב עלה חשש מהסתגלות הארגון לשינויים. חשוב היה לחשוב על דרכים כיצד לרתום אותם את העובדים לפרויקט ולהגביר את שיתוף הפעולה מצידם. בפרויקט זה, 80 המשתמשים העתידיים הוזמנו לישיבת קיקאוף, ומנהל הפרויקט מטעם חברת החשמל הסביר על הפרויקט וחשיבותו.

 

רתימת המשתמשים לפרויקט. לא כולם אוהבים שינויים ולא לכולם יש חוש טכנולוגי ומאוד יכול להיות שיעלו התנגדויות להטמעת המערכת גם אם הם לא יאמרו בקול רם, אבל יצופו בצורות אחרות במהלך הפרויקט. כדי להקטין את הסיכון הזה כדאי לערב את משתמשי המפתח מוקדם ככל הניתן גם אם זה לפני תחילת הפרויקט.

 

לסיכום, הטרנספורמציה הדיגיטלית חיונית כיום גם בלשכתו של ה- CFO, זה לא סתם עוד מונח חדש, זו המציאות החדשה, ואם עבודת ה- CFO בארגון בו אתה עובד היא מרכזית – הגיע הזמן להתחיל לעבוד עם כלים ופתרונות דיגיטלים וטכנולוגים מתאימים – על מנת לייעל את העבודה ולדייק אותה ובסופו של דבר לפנות זמן לעבודה אסטרטגית.

 

אנחנו מזמינים אותך ליצור עמנו קשר ולמצוא את הפתרון שיתאים לארגון שלך ולמורכבותו.

 

https://yaelgroup.com/finance-solutions