שמואל אנגלשטיין: "'Excel Automation' מאפשר קיצור דרך משמעותי בהכנת הדוחות הכספיים"

בראיון לפורום CFO תיאר רו"ח שמואל אנגלשטיין, CFO בנק הדואר, את היתרונות בעבודה עם תוסף האקסל, Excel Automation, שמספקת חברת יעל תוכנה

עו"ד דנה טל צדוק

"תוכנת האקסל היא כלי מרכזי ומשמעותי בעבודה של כל איש כספים בהכנת הדוחות הכספייםהתקופתיים. באמצעות Spreadsheet Server, כלי 'Excel Automationn', שמספקת חברת יעל תוכנה, עבודת הכנת הדוחות הכספיים הפכה עבורי קלה ומדויקת", כך מסביר שמואל אנגלשטיין CFO בנק הדואר, בראיון שהעניק לפורום CFO.

מה השיפור המשמעותי שאתם חווים במחלקת הכספים?

"השימוש ב- Spreadsheet Server מאפשר לנו לבנות דוחות שונים במבנה אקסל, כאשר המערכת מורידה את הנתונים הרלוונטיים לכל תא באופן אוטומטי וללא מגע יד אדם. שינוי כלשהו בנתוני המקור, כגון רישומים כספיים נוספים בספרי הנהלת החשבונות, יעודכנו באופן מיידי גם בדוחות הניזונים מנתונים אלו באמצעות המערכת והשימוש ב-Spreadsheet Server.

"לפני השימוש ב-Spreadsheet Server כל תהליך הכנת הדוחות היה ידני לגמרי, כלומר נדרשה הורדת הנתונים והקלדתם לגיליונות אקסל. לעתים מדובר היה בהקלדה של עשרות ואף מאות נתונים והדבר היה כרוך בהשקעת משאבים רבים. פעמים רבות נפלו טעויות בעת ההקלדה ונדרשה עבודה רבה על מנת לאתרן ולתקן אותן.

"באמצעות הכלי, שנרכש מחברתיעל תוכנה, מורדים הנתונים לדוחות השונים באופן מדויק ואוטומטי לחלוטין. התהליך אורך מספר דקות בלבד. וכך אם בעבר הכנת הדוח יכלה הייתה להמשך מספר ימים, היום אין בכך כל צורך. אנו יכולים בלחיצת כפתור פשוטה להוריד כל יום מחדש את הנתונים שהשתנו והתחדשו ולהשקיע זמן בלימוד שלהם ובניתוח, ללא הצורך בהשקעת משאבים בהכנת הדוחות".

איזה עוד ערך מוסף מעניק הכלי הזה?

"בנוסף לפשטות בהורדת הנתונים והטמעתם בתוך הדוחות, התוכנה מאפשרת להוריד נתונים ממספר מערכות מחשב שונות, או ממספר מסדי נתונים, ובאמצעות נתונים אלו לבנות דוח שלישי מאוחד, כל נתון בשדה הרצוי. בנוסף, אנו יכולים לבחור באיזה תדירות יוכן דוח מאוחד שכזה".

תן דוגמאות לשימוש שאתם עושים כיום ב-Excel Automation.

"יחידת הכספים של בנק הדואר עושה במערכת שימוש במספר מטלות מרכזיות שבאחריותה. האחת היא הכנת ועריכת הדוחות הכספיים התקופתיים. המערכת מורידה באופן אוטומטי את נתוני מאזן הבוחן ושותלת אותם בסעיפי הדוחות הכספיים הרלוונטיים וכן בונה באופן אוטומטי את הביאורים לדוחות הכספיים. אם במהלך תהליך הכנת הדוחות וביקורת רואי החשבון מתבצעים רישומים נוספים או נעשים תיקונים, נתוני הדוחות הכספיים והביאורים, מתעדכנים באופן אוטומטי ללא צורך בעבודה ידנית כלשהי. הדבר חוסך לנו הרבה מאמצים וקשיים רבים אותם חווינו טרם התקנת המערכת. כך, כאמור, מתאפשר לנו לעיין בדוחות הכספיים ולנתח אותן לאורך כל שלבי הכנת הדוחות ולא להשאיר פעילות זו רק לשלב האחרון בהכנתן. הדבר אף הביא לקיצור משמעותי בלוחות הזמנים להכנת הדוחות הכספיים התקופתיים.

"שימוש נוסף שנעשה במערכת הוא ניהול סיכון הנזילות של בנק הדואר. כחלק מהרגולציה המוטלת עלינו על ידי המפקח על בנק הדואר, נדרשנו לאחרונה לנהל, בהתאם לכללים מוגדרים, את סיכון הנזילות של בנק הדואר. בנוסף, עלינו להגיש לגורמים שונים בבנק וכן למפקח על בנק הדואר דוחות בתדירות יומית/תקופתית. הכנת נתונים אלו לצורך בחינת עמידתנו בהוראות הרגולציה, מחייבת שאיבה של נתונים רבים ממספר מערכות בבנק והצגתם המאוחדת בדוח מרוכז יומי/תקופתי. Spreadsheet Server מאפשר לנו לבצע מטלה זו ומספק את הנתונים תוך דקות.

"אני לא מאמין שהיינו יכולים לעמוד בדרישות המפקח בלוחות הזמנים שנקבעו לנו לולא השימוש בכלי הזה. גם אם מפתחים מערכת מחשב ייעודית לנושא זה, מדובר בתהליך יקר וארוך שלא בטוח שהיה נותן לנו את התוצר שאנחנו מקבלים היום ובוודאי שלא בלוח הזמנים שנקבע לנו".

מה היה זמן ההטמעה וההכשרה ביחידת הכספים של בנק הדואר?

"היופי הוא, שכל מה שתיארתי עד כה לקח מספר ימים בודדים. ישבנו עם אנשי המקצוע של יעל תוכנה ואפיינו להם את סוגי הדוחות שאנו נדרשים להפיק, ולאחר כמה ימים הם בנו לנו את הקבצים, עברנו הדרכה קצרה מאוד והתחלנו לעבוד. כיום אנו מסתייעים מעת לעת באנשי המקצוע של יעל כאשר אנו רוצים לבנות דוחות חדשים".