יבגני גרונוולד: "איך למנוע את טעויות אנוש במחלקת הכספים?"

בראיון עם יבגני גרונוולד, יזם ומנכ"ל 3incube, הוא מסביר כי "נוכל לאפשר שיתוף מאובטח של כל הפעולות הפיננסיות על גבי כל הערוצים והפלטפורמות" ומשיק את הפלטפורמה לאוטומציה של תהליכי חשבונאות

מיכל קורן

"אנחנו מציעים פתרון אוטומציה המייעל ומוריד עלויות תחזוקה ותפעול של תהליכי חיוב, רכש וניהול קשרי לקוחות וספקים במערכת ERP, כגון אלו של SAP ו-ORACLE, ובנוסף הופכים תהליכים אלה לבטוחים ומאובטחים יותר", כך מסביר יבגני גרונוולד, יזם ומנכ"ל 3incube על  השירות שמציעה החברה שבראשה הוא עומד. "הפלטפורמה שלנו מעבדת ומעבירה באופן אוטומטי עדכונים של טרנזקציות חיוב, רכישה והתחשבנות, כך שאפשר להבטיח מעבר בטוח של מידע בין החברה לספקים או ללקוחות שלה. בנוסף מתאפשר צמצום משמעותי בשעות העבודה שהתהליך לוקח, כמו גם, מניעת מקרי הונאה.

איך זה עובד בפועל?

"המערכת מאפשרת הזנה אוטומטית של נתונים כגון הזמנות, חשבוניות, אישורי תשלום וכדומה ושיתוף שלהם בדרך מובנית עם ספקים או לקוחות. בדומה לרשת חברתית, ניתן בלחיצת כפתור לשתף מידע עם גורם אחר, או מספר נמענים. המערכת מעבדת את המידע ומשתפת אותו עם הספק או הלקוח, בצורה של מסר מובנה, שמערכת המידע בצד השני מתרגמת לפעולה".

איך אתם רואים את עצמכם בתוך שוק שכבר נשלט על ידי מערכות ניהול משאבים כמו אלו של SAP  ORACLEו-MICROSOFT?

"מערכות ה-ERP הללו הכרחיות לחברות שהגיעו למסה קריטית מבחינת גודל ומחזור כספי של החברה וכמות הפעולות שהיא מבצעת. אבל מערכות ה-ERP רחוקות מלהיות סגורות לחלוטין ברמת הטרנזקציות. כל פעולה שנעשית אל מול ספק חיצוני למשל, גם במצב אידיאלי, היא מסורבלת מאוד וכוללת הרבה מאוד נגיעות של הפסק-התחל. כך למשל, תהליך רגיל יכול לכלול מעל לשמונה שלבים שונים (ובהם יצירת הזמנה, הזנת נתונים, אישורה של ההזמנה, הזנת נתונים נוספת, קבלת חשבונית, שוב הזנת נתונים, ביצוע תשלום, עוד הזנת נתונים ומספר פעולות נוספות). מדובר בעבודה רבה וסיזיפית המועדת לפורענות מבחינת טעויות הקלדה, אובדן אינפורמציה ועוד כפי שקורה בכל תהליך ידני. הפלטפורמה שלנו יודעת לבצע את כל שלבי ההזנה הידניים באופן אוטומטי, ומייעלת את פעולת העידכון. בנוסף, כיוון שכל העבודה מתבצעת דרך משתמש אחד, אפשר לחסוך בעלויות רישוי ותחזוקה".

מה תרומת המערכת ל-CFO?

 "למעשה, אנו מספקים רובוט פיננסי, אשר מסוגל להחליף עובדים זוטרים בתחום החשבונאות ולבצע משימות על פי הנהלים המובנים. לא רק שהמערכת שלנו חוסכת בשעות עבודה, היא גם מונעת טעויות אנוש, שיכולות לגרום לסיבוכים קשים ויקרים עבור החברה.

"הקמתי את החברה במטרה לפתור את הבעיות בהן נתקלתי רבות בעבודתי כרואה חשבון. המערכת שפיתחנו היא בדיוק הפתרון שהייתי שמח לו היה זמין לי לפני עשר שנים. לא רק שהיא דורשת פחות שעות עבודה לטיפול בעבודת החשבונאות היא גם מונעת את הסיוט הגדול ביותר - טעות אנוש.

"דוגמאות לטעויות אפשריות יש בשפע: החברה עמה עבדתי העבירה תשלום לספק לחשבון הבנק, שבגלל טעות אנוש הוזן באופן שגוי, והתשלום הגיע למישהו אחר. במזל רב פעלה החברה המקבלת בניקיון כפיים והחזירה את הכסף, שבאותה מידה היה יכול להיעלם".

מה היתרון שלכם על פני פתרונות של חברות אחרות?

"אין באמת פתרון שתוקף את כל מרחב הבעיה - כמו שהמערכת שלנו עושה. קיימים פתרונות חלקיים, למשל מערכות EDI ליצירת ממשק אלקטרוני בין מערכות נפרדות. זה מאפשר אמנם תקשורת יעילה טובה יותר בין מערכות שונות, אבל צריך ליצור ממשק נפרד עבור כל מערכת שמצטרפת, כל ספק או לקוח חדש.

"בנוסף, המערכות האלו עדיין תלויות בבני אדם שיזינו את הנתונים, אז כל הבעיות שנובעות מטעויות אנוש לא נפתרות באופן הזה. מעבר לכך, קיימים בשוק מספר פתרונות אוטומציה להזנת נתונים, שמאפשרים למשל, לסרוק חשבוניות ולתרגם את המידע שבהן לתוך המערכת.

"בכל מקרה, לא קיים פתרון שמכסה את כל התהליך בשרשרת הרכישה והחיוב. אנחנו היחידים שמציעים פתרון עבור כל הפעולות שמתבצעות במהלך העבודה החשבונאית".

השתמשת קודם בביטוי "חברה שהגיעה למסה קריטית". מה לגבי חברות שעוד לא הגיעו למסה הזאת? מה הפתרון שאתה מציע להן?

"העולם העסקי שונה ממה שהיה לפני עשרים שנה. היום בהרבה מדינות יש חובת דיווח על עסקאות שלא הייתה קיימת בעבר, יש פחות ופחות דרישה לעותקים קשיחים, והעברות הכספים ייעשו באופן אלקטרוני לחלוטין. כבר כמעט אי אפשר לנהל חברה בלי שיהיה צורך בהזנת מידע באופן כזה או אחר. לכן אני בכנות לא חושב שיש לקוח שהוא קטן מדי מכדי להרוויח מתהליך רכישה וחיוב יעיל ובטוח יותר".