פורום מנהלי כספים ראשיים CFO
אננס

כניסה לחברים רשומים

  שכחתי סיסמא
מפגשי הפורום
קשרי ממשל
הכנס לשנתי 2021

פרטי התקשרות

בר כוכבא 23, בני ברק, 5126002

טלפון: 03-5104555

פקס: 03-5170918

mr@cfo-forum.org

 

 

 

קבוצת למידה משותפת לדרגים הבכירים בחברות  מובילת  - לקורסים

חזון משרד ה-CFO הדיגיטלי - מחלום למציאות

10/10/2021
חזון משרד ה-CFO הדיגיטלי - מחלום למציאות (הגדל)

תפקיד ה-CFO בשנים האחרונות, הופך מרכזי יותר ויותר בארגון. כיום אנו עדים לכך שה-CFO נדרש להוות ציר מרכזי בקבלת ההחלטות בין אם מדובר בארגונים בתנופת צמיחה ופריצה קדימה, בדמות חברות הזנק, ובין אם מדובר בארגונים "מסורתיים יותר" אשר גם הם נדרשים לא אחת להתמודד בזירות בהן נדרשת קבלת החלטות מהירה, יצירתית וחדת מחשבה.
למרות האמור לעיל, ולעיתים בשל הדרישה להפוך את ה-CFO למרכזי יותר ויותר, נוסף עומס משמעותי על משרד ה-CFO המכונה Office of the CFO.

גיא אופק, סמנכ"ל באגף הפתרונות הפיננסיים בקבוצת יעל

ממה מורכב העומס הרב במשרד ה-CFO?
חלק לא מבוטל של העומס, נעוץ בעובדה כי ה-CFO  וכפיפיו, חשבים וגזברים, נדרשים לקיים מטלות "שגרתיות" כגון איחוד דוחות כספיים, עריכת הדוחות הכספיים, תכנון תקציב, ניהל וחיזוי תזרים המזומנים ומטלות מגוונות נוספות.
מטלות שגרתיות אלו באות בנוסף ללווי החלטות עסקיות משמעותיות שצריכות להתקבל בלוחות זמנים קצרים מאוד.

מטלות שגרתיות, מטלות גוזלות זמן, או פתח לחשיבה יצירתית?
מטלות שגרתיות כגון אלו המתוארות מעלה, דורשות מאמץ לא מבוטל בסביבתו של ה-CFO.
תהליך סגירת הספרים לדוגמא, מכיל לעיתים נושאים כגון איחוד דוחות כספיים (בחלק מהחברות) הדורשים מאמץ לא מבוטל, חישובים רבים, בקרות ועוד. לאחר איחוד הדוחות, יש לערוך את  הדוחות הכספיים - מטלה הנחשבת כגוזלת זמן רב מאד ממשרדו של ה-CFO. בנוסף, לאחר תהליך הסגירה יש להפיק מצגת להנהלה או למועצת המנהלים לאישור הדוחות.
התבוננות מעמיקה יותר בתהליך עריכת הדוחות הכספיים, מגלה כי ישנם שני סוגי מטלות, מטלות הדורשות הפעלת שיקול דעת חשבונאי, אליו נדרשים אנשי המקצוע כגון חשבים וה-CFO, ומטלות שאינן דורשות הפעלת שיקול דעת חשבונאי.
מבחינה פרקטית, עולה כי המטלות שאינן דורשות הפעלת שיקול דעת חשבונאי, גוזלות את רוב הזמן בעריכת הדוח הכספי. רובנו מכירים מטלות כגון תיקונים חוזרים ונשנים של הדוח, בוודאי כאשר הנתונים הכספיים משתנים (והם משתנים תדיר עד להגשת הדוחות), הצלבות של נתונים בפרקים שונים של הדוח, אם זה בביאורים או בדוחות הראשיים, בקרות, מעברי הגהה והכנת מצגות ודיווחים שונים. לרוב דוח יעבור 20-30 גרסאות עד לאישורו הסופי. מדובר במטלה כבדת משקל המכבידה על משרד ה-CFO. לעיתים קרובות יש מועדים בלוח השנה בהם לא ניתן לשוחח עם ה-CFO או החשבים מאחר והם עסוקים בסגירת הדוחות.

האם ניתן להכניס פתרונות דיגיטליים למשרד ה-CFO?
מחשוב או מיכון תהליך ידני הצורך זמן רב, מקצר לוחות זמנים, חוסך הרבה עבודה "שחורה" מצוות עובדים מיומן ומשכיל, ומונע טעויות אנוש.
נשאלת אם כן השאלה, האם ניתן להכניס דיגיטציה למטלות אלו? האם ניתן למחשב את המטלות שאין דורשות הפעלת שיקול דעת חשבונאי, ולהקל על משרד ה-CFO?
התשובה היא כמובן חיובית, והיתרונות הגלומים בדיגיטציה של נושא זה הם רבים. הפתרון לנושא זה הוא מערכות מומחה, אשר הופכות את הפעולות השגרתיות היומיומיות למהלכים אוטומטיים ומשאירות פנאי למהלכים האסטרטגיים והעסקיים, הדורשים הפעלת שיקול דעת חשבונאי.
מערכות אלו יקשרו את מקורות הנתונים כמשתנים וישזרו אותם בדוחות, כך שבכל פעם שמשתנה נתון זה או אחר, הנתון העדכני יופיע בכל המופעים הנכונים בדוחות. בנוסף, מערכות אלו יאפשרו עבודה של מספר אנשים במקביל על אותו דוח מבלי להפריע אחד לשני ומבלי להסתבך במרדף אחר ה"גרסה הנכונה" ביותר של הדוח. בנוסף, כל מטלת הבקרות החשבונאיות תיפתר גם היא.
תמיכה בתהליך ה- SOX והבקרה הפנימית היא פועל יוצא ברור מאליו של מערכות אלו.
כמובן שהמחשוב והדיגיטציה שתוארו לעיל, משפיע על "גוזלי הזמן" בתהליך עריכת הדוחות ויחד עם זאת מותיר די והותר מקום להפעלת שיקול דעת חשבונאי.
אם כך, אנו מבינים שתהליכי דיגיטציה במשרדו של ה-CFO אפשריים ואף מומלצים, חשוב רק לבחור באנשי המקצוע הנכונים שמכירים את עבודת ה-CFO מצד אחד ומצד שני, את הפתרונות הטכנולוגיים המוצעים - על מנת לתת את הפתרון המתאים ביותר לצורך העסקי שעולה.

מהי התועלת בדיגיטל?
ארגונים רבים בהם הוטמעה מערכת מעין זו, מדווחים על התייעלות רבה ופינוי זמן רב בתקופות לחוצות מאד.
נושא הדיגיטציה במשרד ה-CFO, מופיע גם בתחומים אחרים. נושא תכנון התקציב למשל, גם הוא מטלה שיש בצידה עבודה רבה. גם כאן כמו בנושא עריכת הדוחות שתואר לעיל, ניתן לחלק קטגורית את העשייה למטלות שדורשות הפעלת שיקול דעת מקצועי, וכאלו שלא.
לרוב אנו מוצאים ארגונים אשר מבססים את העשייה על גיליונות אקסל רבים. יש לזכור שבעוד אקסל הנו כלי אינטואיטיבי וגמיש מאוד שרובנו משתמשים בו באופן יומיומי, הוא אינו מהווה מערכת בעלת בקרות, גיבויים ולוגיקה עסקית מורכבת.
אם נכניס למשוואה זו את עצם העובדה כי ארגונים לא נשארים סטאטיים ומשתנים לרוב במהלך השנה, נבין כי ללא פלטפורמה תכנונית מקצועית, השימוש בכלים כגון אקסל, ישאירו פתח רב מדי לטעויות, ויגזלו זמן רב של בקרות חוזרות ונשנות.
גם כאן השימוש בכלים המיועדים לתחום זה, יקנו לארגון את היכולת לבצע תכנון ברמתTop Down  בצדBottom Up ויביאו לידי ביטוי את היכולת לנהל את תהליך העבודה של תכנון התקציב, כגון ניהול הדיאלוג בין היחידות המבקשות תקציב לבין המטה המתכנן, בקרות ועוד.

האם מדובר רק בחסכון בזמן?
השימוש בכלים דיגיטליים כגון אלו שהוצגו מעלה, יחסכו זמן יקר, יחד עם זאת יש להם תועלות רבות אחרות, חלקם מקנים לארגון יכולת לבצע אנליזות מתוחכמות של הנתונים, ינהלו את תהליך העבודה בנושאים מהותיים, ויסייעו לארגון להפיק "תוצר איכותי יותר".

לסיכום
משרד ה-CFO  מהווה צומת חשובה ומרכזית בארגונים רבים, ואין ספק כי ניתן להקל על עבודת ה-CFO והכפופים לו, בחלק לא מבוטל מהמטלות המבוצעות באופן רוטיני תוך הקניית ערכים מוספים רבים של אנליזה ותובנות הנגזרות משימוש בכלים ייעודיים שחלקם הוצגו במאמר זה.
למידע ופרטים נוספים:
https://yaelgroup.com/finance-solutions

 

 

עבור לתוכן העמוד