פורום מנהלי כספים ראשיים CFO

כניסה לחברים רשומים

  שכחתי סיסמא
קשרי ממשל

פרטי התקשרות

פנחס רוזן, 72 תל אביב 6951294

טלפון: 03-5104555

פקס: 03-5170918

mr@cfo-forum.org

זלמן מלאך: רכש - אפשר גם אחרת

6/02/2014
זלמן מלאך: רכש - אפשר גם אחרת (הגדל)

איך ניתן לייעל את תהליכי הרכש בארגון? רונית זלמן מלאך CFO של חברת כלל ביטוח ואחראית על תחום הרכש, הציגה בכנס אילת את התהליך שעובר הארגון בדרך לשיפור וייעול הנושא: "ביצענו מיזוג תפעולי של כל חברות הקבוצה לאחר שסיימנו ניקיון של פעילויות חיצוניות והפרדתן. שינינו את מבנה אגף הכספים ממבנה לפי יחידות למצב של ניהול לפי תהליכים והרכש הגיע אלי לפני כשנה מתוך הבנה שצריך להשיג MORE FOR LESS." היא מסבירה.

"יש חברות שבהן הרכש הוא חלק מהייצור, אצלנו הרכש הוא תומך פעילות אך היקפי ההוצאות הם משמעותיים- מעל מיליארד שקלים. זה והביזור שיצר מצב שבו שמול כל ספק יכלו לעבוד 3-4 יחידות שונות, גרמו נזק ועלויות. לאחר מחשבות רבות החלטנו שחלק מהרכש צריך להישאר בתוך היחידות אך מדדי הביצוע לרכש חייבים להיות מדויקים ורלוונטיים לקבלת ההחלטות".

לדבריה, חלק ניכר משיפור וייעול נושא הרכש כבר בוצע אך ההליך עדיין בעצומו ועד כה ביצענו מספר שינויים:

  • בחינת תהליכים ארגוניים המכתיבים עלויות רכש ואז ניתוח תהליכי רכש ומיפוי מוקדי התייעלות תוך התמקדות בעיקר
  • פתיחת ורענון עשרות הסכמים עם ספקים
  • ביצוע מכרזים
  • שיפור המיכון
  • הקמת ועדת רכש

"כחברה גדולה המבצעת תהליכים גדולים ומסודרים, לא היתה בעיה של משטר תאגידי, אבל הליך הרכש היה ארוך מדי ולא יעיל וגרם לאישורים מהירים מדי ללא בחינה מספקת של הכרחיות ההוצאה. לכן טיפלנו גם בתהליך וגם במגבלות התקציביות:

  • צמצום כמות המאשרים כך שלא יהיו יותר מ-5 מאשרים
  • מינוי ועדת רכש – כל התקשרות מעל 300 אלף שקלים חייבת מעורבות שלי כ-CFO, ומעל מדרגות נוספות המחייבות את מנהל חטיבת המטה ואחר כך המנכ"ל. הועדה גם קובעת מה עושים במקרה של ספק יחיד, אישור או התניות על בקשות רכש, קביעת התהליכים, צורך בהחלפת ספק ועוד.

"כעת אנחנו עוברים לרכישת מודול SAP למכרזים שלנו – כך שכל הספקים יעבדו מולנו בפורטל ספקים מקוון אינטרנטי כולל כל הבקרה, המעקב והתיעוד. המערכת מייתרת את כל הניירת המלווה את תהליכי קדם הרכש כשעוד מחפשים את ההצעה הטובה. בנוסף התהליך המקוון יכול לחסוך תהליכי רכש שלמים שבהם בעיה תקציבית שהתגלתה לאחר השגת ההצעה גרמה לאי אישור של תהליך שלם".

עבור לתוכן העמוד